Trước đại dịch Covid, hợp đồng điện tử vẫn còn tương đối xa lạ tại Việt Nam. Tuy nhiên, trong và sau thời kỳ dịch bệnh, hình thức ký kết này đã trở nên quen thuộc hơn với người Việt. Vậy cần hiểu chính xác hợp đồng điện tử là gì? Phần giải đáp cho câu hỏi này sẽ có ngay trong bài viết sau đây của FPT.eContract.
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Muốn định nghĩa chính xác hợp đồng điện tử là gì, bạn cần dựa vào quy định tại Điều 33 của Luật Giao Dịch Điện tử ban hành năm 2005. Cụ thể:
“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”
Hợp đồng điện tử là gì?
Có thể hiểu hợp đồng điện tử đơn giản là văn bản đề cập giao kết của tất cả chủ thể tham gia, được thể hiện theo dạng thông điệp dữ liệu. Trong đó, quá trình khởi tạo, điều chỉnh, lưu trữ, gửi và nhận hợp đồng được thực hiện bằng phương tiện số hay phương tiện điện tử.
2. Giá trị pháp lý của đồng điện tử
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử ký kết đúng luật tương tự như văn bản hợp đồng giấy thông thường. Cụ thể, tại Điều 34 Luật Giao Dịch Điện tử có đề cập rõ “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
Thực tế, một hợp đồng điện tử bất kỳ muốn được pháp luật công nhận cần đảm bảo các điều kiện cơ bản dưới đây:
- Hợp đồng cần duy trì tính toàn vẹn thông tin, mọi lịch sử chỉnh sửa đều phải lưu lại, sau khi các bên chính thức ký kết thì hợp đồng không được chỉnh sửa.
- Hợp đồng phải tập hợp đủ chữ ký của tất cả chủ thể tham gia giao kết.
- Đại diện chữ ký số trong hợp đồng phải đúng quy định pháp luật.
- Chứng thực số còn hiệu lực và cấp bởi cơ quan đủ thẩm quyền.
- Trong hợp đồng cần có nội dung đề cập rõ rủi ro mà các bên có thể gặp phải.
- Giao kết hợp đồng cần dựa trên tính tự nguyện, bình đẳng giữa tất cả chủ thể tham gia.
3. Lợi ích khi áp dụng hợp đồng điện tử
Áp dụng hợp đồng điện tử là xu hướng tất yếu. Lợi ích mà giải pháp này mang lại cho doanh nghiệp, khách hàng cá nhân là không thể phủ nhận.
3.1. Tiết kiệm thời gian cho đôi bên
Nếu ký kết hợp đồng theo phương thức truyền thống, bạn cần chuẩn bị nhiều loại chứng từ, soạn thảo văn bản hợp đồng kỹ lưỡng. Trường hợp xảy ra sai sót, đôi khi bạn phải làm lại hợp đồng, rất mất thời gian.
Thời gian ký kết hợp đồng điện tử chỉ trong vòng một vài phút
Tuy nhiên nếu ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử, quy trình ký kết thường chỉ diễn ra trong một vài phút. Trường hợp muốn chỉnh sửa, bạn chỉ cần cập nhật trên file, không phải tốn thời gian soạn thảo và in ấn lại từ đầu như hợp đồng giấy.
Ngoài ra, hợp đồng điện tử còn có thể ký được kết tại bất kỳ đâu, không yêu cầu các bên phải gặp mặt trực tiếp. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại.
3.2. Giảm thiểu chi phí lưu trữ, in ấn
Chi phí cho khâu in ấn, lưu trữ hợp đồng giấy trên quy mô doanh nghiệp là không hề nhỏ. Đặc biệt là khi cần quản lý hàng ngàn hợp đồng cùng lúc, doanh nghiệp chắc chắn phải bố trí kho lưu trữ, nhân viên văn thư chuyên trách.
Ứng dụng hợp đồng điện tử chính là giải pháp đơn giản hỗ trợ doanh nghiệp tiết giảm chi phí lưu trữ, in ấn hợp đồng. Vì lúc này, tất cả hợp đồng đều được lưu trữ trên môi trường số.
Khi đó, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư cho một hoặc một vài nhân viên chuyên trách quản lý hợp đồng. Nói chung, quy trình quản lý lúc này đã số hóa, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
3.3. Tạo thuận lợi cho quá trình tra cứu
Đối với hợp đồng điện tử, dữ liệu thường lưu trữ theo tệp trên một hệ thống riêng của đơn vị cung cấp. Trong trường hợp muốn tra cứu, các bên liên quan cần cung cấp thông tin đăng nhập tài khoản. Việc cập nhật hợp đồng có thể thực hiện tại bất kỳ đâu.
Hoạt động tra cứu sẽ trở nên đơn giản hơn khi áp dụng hợp đồng điện tử
Nói chung, bạn không phải mất thời gian tìm kiếm hợp đồng trong cả đống tài liệu như trước nếu ứng dụng hợp đồng điện tử.
3.4. Duy trì cơ chế minh bạch, giám sát hiệu quả các bên tham gia
Hợp đồng điện tử thường chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm tất cả các bên ký kết. Sau thời điểm ký kết, mọi thông tin liên quan đến hoạt động chỉnh sửa đều được lưu lại.
Nhờ lịch sử được lưu lại chi tiết, bạn có thể kiểm tra nhanh hợp đồng, cập nhật chi tiết thay đổi. Trường hợp nhận thấy hợp đồng có dấu hiệu bất thường, bạn chỉ cần thông báo cho đơn vị quản lý hợp đồng, thực hiện khiếu nại cần thiết.
3.5. Hỗ trợ giải quyết tốt tranh chấp
Theo điều 9 của NĐ52/NĐCP, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy khi đảm bảo được tính toàn vẹn và tính sẵn sàng. Không chỉ vậy, với việc ra mắt Trục phát triển hợp đồng điện tử năm 2022 của Bộ Công thương, doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng hợp đồng điện tử với chứng thực của các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp đăng ký bởi Bộ Công Thương (Ví dụ như FPT). Điều này giúp cho doanh nghiệp có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử.
4. FPT.eContract – giải pháp hợp đồng tiên tiến, lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp
FPT.eContract là giải pháp hợp đồng tiên phong, ra đời với sứ mệnh hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán số hóa quy trình ký kết hợp đồng. Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng không giấy tờ, tiết kiệm 70% chi phí và 80% thời gian.
FPT.eContract sở hữu nhiều chứng chỉ bảo mật cấp cao, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn dữ liệu, hỗ trợ tốt các bên phân xử nếu xảy ra tranh chấp.
FPT.eContract vô cùng tự hào được đồng hành với nhiều tên tuổi lớn như Vinamilk, Vietjet Air, F88, VNPAY, Toyota Việt Nam, Sony Việt Nam,
Nếu có nhu cầu áp dụng giải pháp FPT.eContract, bạn có thể tham khảo báo giá hợp đồng điện tử để lựa chọn gói phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Các khách hàng tiêu biểu của FPT.eContract
Đặc biệt, trong tháng 5/2023, phiên bản miễn phí FPT.eContract Lite sẽ chính thức ra mắt khách hàng. Nếu cần biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và demo miễn phí. Rất hy vọng từ bài chia sẻ trên đây, bạn đã hiểu rõ hợp đồng điện tử là gì và các lợi ích mà giải pháp này mang lại.